En Costa Rica, el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social no es opcional, sino que es una exigencia legal y ética. La observancia de este cumplimiento Patronal, es llevada a cabo por instituciones como El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, así como la Caja Costarricense de Seguro Social, Instituciones fundamentales para garantizar el acatamiento de las obligaciones patronales, a través de una batería de inspectores de cumplimiento.
Más allá de las sanciones administrativas y económicas, la observancia patronal garantiza relaciones laborales sanas, evita conflictos judiciales al mismo tiempo que fortalece la reputación empresarial frente a las autoridades y la sociedad.
A continuación, abordamos las principales responsabilidades de todo patrono derivadas del Código de Trabajo y la Ley N.° 2412 del Aguinaldo. Obligaciones que pueden ser verificadas en cualquier momento por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, así como las obligaciones básicas de empadronamiento e inscripción ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
Obligaciones Laborales Básicas según el Código de Trabajo:
El Código de Trabajo de Costa Rica, establece un marco de deberes que recaen sobre todo patrono y que garantizan la tutela de los derechos mínimos del trabajador, que pueden ser constatados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Entre los principales destacan:
- Formalización de la relación laboral: Todo empleador debe documentar el contrato de trabajo, indicando claramente las condiciones esenciales: salario, jornada, funciones, lugar de trabajo y demás estipulaciones (arts. 18, 23 y 24 del Código de Trabajo).
- Registro y conservación de documentos: El patrono está obligado a mantener planillas, recibos o transferencias de pago, comprobantes de vacaciones firmados por la persona trabajadora, pago póliza de riesgos del trabajo, acciones de personal, sanciones disciplinarias y demás documentos vinculados con la relación laboral.
- Pago puntual y completo del salario: El salario debe pagarse completo, dentro de los plazos establecidos y no puede ser inferior al mínimo legal fijado por el Consejo Nacional de Salarios (arts. 162 y ss.). En el caso de salarios compuestos por una base y comisiones, si la suma de ambos no cubre el mínimo legal, deberá ajustarse y añadirse la remuneración para alcanzar dicho límite.
- Jornadas y descansos: Deben respetarse las jornadas ordinarias, los descansos semanales y feriados de ley (arts. 136, 150 y 152).
- Aguinaldo: Conforme a la Ley N.° 2412 y sus reformas, todo patrono debe pagar al trabajador, antes del 20 de diciembre, el equivalente a una doceava parte de los salarios devengados entre el 1° de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso.
El no cumplimiento de cualquiera de estas obligaciones puede derivar en inspecciones, sanciones administrativas, cierres temporales y demandas judiciales.
Potestades Inspectoras del Ministerio de Trabajo
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), por medio de la Dirección Nacional de Inspección, tiene amplias facultades para verificar lo anterior.
Entre sus potestades están:
- Ingresar a los centros de trabajo para revisar toda clase de documentos laborales.
- Requerir informes o comparecencias del patrono o sus representantes legales.
- Acusar al patrono infractor ante el Juez de Trabajo, quien podría imponer una multa que puede oscilar entre uno y veintitrés salarios base (artículo 396 y siguientes del Código de Trabajo).
- Emitir órdenes de corrección y seguimiento cuando se detectan infracciones o irregularidades.
Como parte de sus obligaciones, todo patrono debe permitir el ingreso del inspector así como brindar toda la información solicitada. Negarse u obstaculizar una inspección constituye falta grave y puede acarrear sanciones adicionales.
Deberes de Empadronamiento ante la CCSS
El empadronamiento es la obligación fundamental del patrono frente a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
Todo empleador debe:
- Inscribirse ante la CCSS desde el inicio de actividades como patrono, declarando su actividad económica, ubicación y datos de contacto.
- Registrar a cada trabajador desde el primer día de labores, sin excepción, aun en contratos de prueba o por tiempo determinado.
- Declarar el salario real y completo, incluyendo todos los componentes fijos y variables (comisiones, horas extras, incentivos, bonos, etc.), para efectos del cálculo de las cargas sociales.
- Presentar mensualmente las planillas en tiempo y forma, y cancelar las cuotas obrero-patronales dentro del plazo fijado por la institución.
La CCSS puede imponer administrativamente multas, recargos por morosidad, cobros judiciales e incluso cierre del negocio por orden administrativa. Además, sus inspectores están facultados para realizar visitas, revisar registros contables relacionados con el salario y solicitar copias de comprobantes de pago.
Coordinación entre el MTSS y la CCSS
En los últimos años, la cooperación entre ambas instituciones ha aumentado significativamente, reforzando la fiscalización y dificultando a los patronos omitir parcial o totalmente sus obligaciones. Los resultados de las inspecciones laborales son compartidos con la CCSS y viceversa, de modo que:
- Si el Ministerio detecta trabajadores no asegurados o subdeclarados, informa de inmediato a la Caja.
- Si la CCSS identifica planillas incompletas o diferencias salariales, notifica al Ministerio para las acciones correspondientes.
Corolario
No es acertado ver el cumplimiento de las obligaciones patronales únicamente como una exigencia estatal, sino como parte de una cultura empresarial responsable y sostenible.
Obedecer los parámetros de la legislación laboral y de seguridad social …
- Evita sanciones y litigios.
- Fortalece la estabilidad de la empresa.
- Mejora el clima organizacional y la productividad.
- Contribuye al bienestar colectivo y al sistema solidario costarricense.
El llamado es a formalizar, registrar y pagar correctamente desde el primer día, garantizando así el respeto a la dignidad del trabajo humano y la seguridad jurídica de la empresa.
Lic. Guido Alberto Soto Quesada
Socio Director